SmartRecruiters Integration
Die Integration zwischen Firstbird und dem Bewerbermanagementsystem SmartRecruiters wurde basierend auf der SmartRecruiters Customer API Dokumentation entwickelt. Die folgenden Prozessschritte werden unterstützt:
- Job Import von SmartRecruiters nach Firstbird
- Bewerber Export von Firstbird nach SmartRecruiters
- ODER alternativ: Kandidaten Weiterleitung (Candidate Experience Package)
- Talent Scout Feedback Export von Firstbird nach SmartRecruiters
- Recruiter Rating Import von SmartRecruiters nach Firstbird
- Bewerberstatus Import von SmartRecruiters nach Firstbird
Die Standard SmartRecruiters Integration von Firstbird einschließlich der Voraussetzungen und Verantwortlichkeiten wird in den nachfolgenden Absätzen beschrieben.
Job Import von SmartRecruiters nach Firstbird
Jobs werden wie gewohnt vom Benutzer in SmartRecruiters erstellt. Die Nutzer sind für den Inhalt und das Ausfüllen der Jobs verantwortlich, einschließlich der Hinzufügung von Firstbird-relevanten Informationen (z. B. der Auswahl eines Prämienplans in einem benutzerdefinierten Feld). Für Firstbird freigegebene Jobs werden in 60-minütigen Intervallen automatisch in den Firstbird-Account importiert.
Während des Job Imports gleicht die Integration automatisch Felder aus SmartRecruiters mit Feldern aus Firstbird ab, um sicherzustellen, dass die Jobs importiert und automatisch veröffentlicht werden. Standort, Fachbereich, Prämie und Branding in Firstbird werden auf einer exakten, zwischen Groß- und Kleinschreibung unterscheidenden, Namensbasis abgeglichen. Die Zuordnung der Kontaktperson erfordert die Registrierung mit der Rolle Recruiter oder Admin der zugeordneten Kontaktperson in Firstbird. Das Mapping zwischen den Feldern ist unten im Detail aufgeführt.
Die Erstellung und Veröffentlichung von Jobs in Firstbird kann durch die Verwendung von benutzerdefinierten Feldern in SmartRecruiters unterstützt werden (Details siehe unten).
A C H T U N G
Nur wenn gemäß der Spezifikation alle Pflichtfelder in Firstbird ausgefüllt werden können, wird der Job automatisch in Firstbird veröffentlicht. Wenn Pflichtfelder fehlen, erstellt die Integration einen Entwurf mit allen verfügbaren Feldern und erfordert einen manuellen Eingriff in Firstbird, um die fehlenden Felder auszufüllen und die Stelle zu veröffentlichen.
Die mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder für die Veröffentlichung von Jobs.
Die mit ** gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder für die Erstellung eines Entwurfs.
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SmartRecruiters (Benutzeroberfläche) |
SmartRecruiters (API) |
Firstbird |
|---|---|---|
|
Standardfeld: Jobtitel |
name |
Jobtitel** |
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Standardfeld: wird automatisch generiert |
id |
Job Referenznummer* |
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Standardfeld: Apply URL |
actions/applyOnWeb |
Apply URL |
|
Standardfeld: Department |
department.label |
Fachbereich* |
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Standardfeld: Standort |
location.city |
Standort* |
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Standardfeld: Creator |
creator.name |
Kontaktperson* |
|
Benutzerdefiniertes Feld: Prämie |
customField.reward |
Prämie* |
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Benutzerdefiniertes Feld: Branding |
customField.branding |
Branding |
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Defaultwert |
Standardmäßig kein Enddatum |
Enddatum/Job mit unbegrenzter Laufzeit |
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Benutzerdefiniertes Feld: Hot Job |
customField.hotJob |
Markiere diesen Job als Hot Job |
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Defaultwert |
Nicht ausgewählt |
Hiring Team |
|
Standardfeld: Job Ad |
jobAd companyDescription jobDescription qualifications additionalInformation |
Beschreibung** |
Die Jobbeschreibung in Firstbird ist eine HTML-Vorlage, die nur mit textuellen Standardfeldern gefüllt werden kann. Grafische Elemente wie Icons, Bilder, Videos, etc. gehören nicht zum Umfang der Integration.
Stellen werden in Firstbird automatisch auf den Status "Geschlossen" gesetzt, 24 Stunden nachdem sie in SmartRecruiters gelöscht, archiviert oder die Auswahl für den Import nach Firstbird entfernt wurde.
Bewerber Export von Firstbird nach SmartRecruiters
Die SmartRecruiters API wird nach dem Abschließen der (2 Schritte) Bewerbung durch den Kandidaten über das Bewerbungsformular von Firstbird angefordert. Mit den vom Kandidaten bereitgestellten Informationen wird eine Bewerbung erstellt.
Die Bewerbungen werden über die API mit den folgenden Informationen erstellt:
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Firstbird |
SmartRecruiters API |
|---|---|
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Vorname |
firstName |
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Nachname |
lastName |
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|
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|
Telefonnummer |
phoneNumber |
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Social Link |
web.website |
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Hinzugefügte Dateien |
attachments |
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Firstbird |
sourceId |
Des Weiteren wird der Name des Talent Scouts in ein benutzerdefiniertes Feld (Talent Scout Name) exportiert und ist im Bewerberprofil ersichtlich.
Talent Scout Feedback Export von Firstbird nach SmartRecruiters
Das Talent Scout Feedback ist ein optionaler Teil des Rekrutierungsprozesses und hängt vom Talent Scout ab. Firstbird ergänzt die Informationen im Messages Feld (Kandidatenprofil) in SmartRecruiters, die vom Talent Scout in Firstbird hinzugefügt wurden.
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Firstbird |
SmartRecruiters (API) |
SmartRecruiters (UI) |
|---|---|---|
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Talent Scout Name |
/messages/shares |
Notes |
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Status der Empfehlung |
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Woher kennt ihr euch? |
||
|
Feedback |
Beispiel
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Firstbird |
SmartRecruiters |
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|---|---|---|
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Talent Scout Name |
Talent Scout Name: Jane Doe Status der Empfehlung: NEUTRAL Woher kennt ihr euch: Universität Feedback: Sie ist großartig! |
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Status der Empfehlung |
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|
Woher kennt ihr euch? |
||
|
Feedback |
||
Recruiter Rating Import von SmartRecruiters nach Firstbird
Das Recruiter Rating die erste Interaktion zwischen dem Recruiter und dem Talent Scout. Der Recruiter bewertet die Qualität der Empfehlung in einem neuen benutzerdefinierten Feld "Firstbird Rating" in SmartRecruiters, das alle 60 Minuten mit dem Recruiter-Rating (Pluspunkte-Rating) in Firstbird synchronisiert wird, basierend auf der folgenden Logik:
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SmartRecruiters |
Firstbird |
|---|---|
|
1 Pluspunkt |
1 Pluspunkt |
|
2 Pluspunkte |
2 Pluspunkte |
|
3 Pluspunkte |
3 Pluspunkte |
Bewerberstatus Import von SmartRecruiters nach Firstbird
Der Status einer Bewerbung in Firstbird wird im Abstand von 60 Minuten mit dem Workflow in SmartRecruiters synchronisiert. Das Ziel der Synchronisierung des Bewerbungsstatus ist es, die Empfehlung in Firstbird zu schließen, wenn der Kandidat einen finalen Status ("Eingestellt" oder "Abgelehnt") in SmartRecruiters erreicht hat.
Die folgende Statuszuordnung ist standardmäßig verfügbar:
|
SmartRecruiters |
Firstbird |
|---|---|
|
Neu |
Akzeptiert → In Bearbeitung |
|
Eingestellt |
In Bearbeitung → Eingestellt |
|
Abgelehnt |
In Bearbeitung → Geschlossen (Kandidat wurde abgesagt) |
|
Zurückgezogen |
In Bearbeitung → Geschlossen (Kandidat hat Bewerbung zurückgezogen) |
Wichtiger Hinweis: Die Einstellung des Kandidaten in Firstbird erfordert den ersten Arbeitstag. Wenn der Recruiter in SmartRecruiters kein Startdatum (bei der Bestätigung der Einstellung) wählt, wird automatisch der 1. des nächsten Monats als erster Arbeitstag in Firstbird festgelegt.
Voraussetzungen und Verantwortlichkeiten
Die Integration kann vollständig durch den Kunden (als SmartRecruiters und Firstbird Admin User) eingerichtet werden, ohne dass Firstbird oder SmartRecruiters eingreifen müssen.
Schritt 1: Konfiguration deines Firstbird- und SmartRecruiters-Accounts
Um die automatische Veröffentlichung der Jobs aus SmartRecruiters in Firstbird zu ermöglichen, muss sichergestellt werden, dass Fachbereiche, Standorte, Brandings, Prämien und Kontaktpersonen korrekt in Firstbird aufgesetzt sind. Die Werte aus diesen Feldern müssen in beiden Accounts die exakt selben sein.
Ohne diese Informationen wird der Job zwar immer noch importiert, allerdings nur in die Entwürfe und muss manuell von einem Recruiter veröffentlicht werden. Wenn das für dich passt, kannst du diesen Schritt auslassen und mit Schritt 2 (siehe unten) weitermachen.
Konfiguration benutzerdefinierter Felder
Folge der Anleitung um benutzerdefinierte Jobfelder zu erstellen (siehe auch: Erstellen benutzerdefinierter Jobfelder)
Füge folgende neue Felder hinzu:
Veröffentlichung in Firstbird
- Typ: Einfachauswahl
- Kategorie: Jobs
- Feldwerte:
- JA
- NEIN
Standort
- Typ: Einfachauswahl
- Kategorie: Jobs
Fachbereich
- Typ: Einfachauswahl
- Kategorie: Jobs
Prämie
- Typ: Einfachauswahl
- Kategorie: Jobs
Branding
- Typ: Einfachauswahl
- Kategorie: Jobs
Info
Sollte es bereits bestehende Felder in SmartRecruiters geben, die demselben Zweck dienen, z.B. für den Fachbereich oder Standort, muss kein zusätzliches Feld nur für Firstbird hinzugefügt werden.
Logge dich sich nun als Administrator in deinen Firstbird Account ein und klicke auf "Account Einstellungen" > "Einstellungen" > "Allgemein". Wenn du hier nach unten scrollst, kannst du Standorte und Fachbereiche erstellen.
Nun fahre fort und füge alle "Standorte" und "Fachbereiche" aus SmartRecruiters in Firstbird ein.
Branding
In diesem Schritt wirst du dein Job-Branding konfigurieren und ein benutzerdefiniertes "Branding"-Feld in SmartRecruiters hinzufügen, damit du direkt in SmartRecruiters auswählen kannst, welches Branding für welchen Job angezeigt werden soll.
In deinem Firstbird Account klicke auf "Account Einstellungen" > "Branding" > "Job-Anzeige". Hier kannst du Brandings erstellen und bearbeiten.
Prämie
In diesem Schritt wirst du die Prämienfelder konfigurieren und ein benutzerdefiniertes "Prämien"-Feld in SmartRecruiters hinzufügen, damit du direkt in SmartRecruiters auswählen kannst, welche Prämie für die Talent Scouts bei welchem Job angezeigt werden soll.
In deinem Firstbird Account klicke auf "Account Einstellungen" > "Prämienpläne". Hier kannst du Prämienpläne erstellen und bearbeiten.
Konfiguration benutzerdefinierter Bewerberfelder
Dieser Schritt ist notwendig, wenn du den Namen des Talent Scouts direkt in SmartRecruiters sehen möchtest.
Das Recruiter Rating ist ein optionaler Schritt und ermöglicht Recruitern das Rating direkt in SmartRecruiters durchzuführen.
Gehe nun in den SmartRecruiters Einstellungen zu "Bewerberfelder" und erstelle folgende neue Felder. Eine detaillierte Anleitung findest du hier: Konfiguration Bewerberfelder.
Firstbird Talent Scout
- Typ: Freier Text
- Wo wird dieses Feld angezeigt: Bewerberprofil
Firstbird Rating (optional)
- Typ: Einfachauswahl
- Wo wird dieses Feld angezeigt: Bewerberprofil
- Werte:
- 1 Pluspunkt
- 2 Pluspunkte
- 3 Pluspunkte
Message to Talent Scout (optional)
- Typ: Freier Text
- Wo wird dieses Feld angezeigt: Bewerberprofil
Schritt 2: Generieren eines neuen API Keys
Erstelle einen neuen Admin User in SmartRecruiters.
Die Zugangsdaten müssen nicht mit Firstbird geteilt werden, aber der Firstbird Account muss mit dem neuen User und NICHT mit deinem eigenen User verknüpft werden.
Schritt 3: Account-Verknüpfung
Gehe in die Firstbird "Account Einstellungen" - "Integrationen". Hier findest du die SmartRecruiters Kachel.
Klicke auf "Verbinden" und logge dich mit dem neuen Firstbird Integration User ein, den du in Schritt 2 erstellt hast und klicke auf "Zugriff erlauben". Wechsle zurück in den Firstbird Account und klicke auf die Checkbox um die Integration aktivieren.