Greenhouse Integration

Die Integration zwischen dem Mitarbeiterempfehlungsprogramm und dem Bewerbermanagementsystem Greenhouse ist basierend auf der Harvest API Dokumentation von Greenhouse entwickelt. Die Integration unterstützt die folgenden Prozessschritte:

• Job Import von Greenhouse zum Mitarbeiterempfehlungsprogramm
•  Bewerber Export vom Mitarbeiterempfehlungsprogramm nach Greenhouse
• Talent Scout Feedback Export vom Mitarbeiterempfehlungsprogramm nach Greenhouse
• Recruiter Rating Import von Greenhouse zum Mitarbeiterempfehlungsprogramm
• Bewerberstatus Import von Greenhouse zum Mitarbeiterempfehlungsprogramm
  
  

Die Standard Greenhouse Integration, einschließlich der Voraussetzungen, wird in den folgenden Absätzen beschrieben.

 

Job Import von Greenhouse zum Mitarbeiterempfehlungsprogramm

Jobs werden wie üblich von den Nutzern in Greenhouse erstellt. Die Benutzer sind für den Inhalt und die Vervollständigung der Jobs verantwortlich, einschließlich der Hinzufügung zusätzlicher Informationen, falls erforderlich (z.B. die Auswahl einer Prämie). Alle Job Posts werden importiert und automatisch im Account in 60 minütigen Intervallen veröffentlicht, sobald sie in Greenhouse LIVE sind (unabhängig in welchem Job Board der Job in Greenhouse veröffentlicht ist). Des Weiteren werden Jobs im Mitarbeiterempfehlungsprogramm (aktiv sowie in den Entwürfen) in 60 minütigen Intervallen synchronisiert, sollte sich etwas in Greenhouse an den Jobs ändern (z.B. Wording in der Job-Beschreibung, etc.).

Während des Job Imports gleicht die Integration automatisch Felder von Greenhouse mit Feldern des Mitarbeiterempfehlungsprogramm ab, um sicherzustellen, dass die Jobs importiert und automatisch veröffentlicht werden. Standort, Fachbereich, Prämie und Branding (optional) werden im Mitarbeiterempfehlungsprogramm auf Basis der exakten Groß- und Kleinschreibung abgeglichen. Die Zuordnung der Kontaktperson erfordert die Registrierung mit der Rolle Recruiter oder Admin im Mitarbeiterempfehlungsprogramm der zugeordneten Kontaktperson in Greenhouse. Das Mapping zwischen den Feldern von Greenhouse und den Feldern im Mitarbeiterempfehlungsprogramm ist unten aufgeführt. 

Die Erstellung und Veröffentlichung von Jobs im Mitarbeiterempfehlungsprogramm kann durch die Verwendung von benutzerdefinierten Feldern in Greenhouse, Mapping-Tabellen oder Standardwerten unterstützt werden (siehe Optionen unten).

 

A C H T U N G

Nur wenn gemäß der Spezifikation alle Pflichtfelder im Mitarbeiterempfehlungsprogramm ausgefüllt werden können, wird der Job automatisch im Mitarbeiterempfehlungsprogramm veröffentlicht. Wenn Pflichtfelder fehlen, erstellt die Greenhouse-Integration einen Entwurf mit allen verfügbaren Feldern und erfordert einen manuellen Eingriff im Mitarbeiterempfehlungsprogramm, um die fehlenden Felder zu befüllen und den Job zu veröffentlichen.

 

Die mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder für die Veröffentlichung von Jobs. 

Die mit ** gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder für die Erstellung eines Entwurfs.

 

Greenhouse (Benutzeroberfläche)	Greenhouse (API)	Mitarbeiterempfehlungsprogramm
Standardfeld: Titel	jobpost → title ODER wenn leer: job → name	Jobtitel**
Standardfeld	id	Job Referenznummer*
Standardfeld: Department	departments → name	Fachbereich*
Standardfeld: Office	offices → name	Standort*
Standardfeld: Recruiter	hiring_team → recruiters → name	Kontaktperson*
Benutzerdefiniertes Feld	custom_fields → reward	Prämie*
Benutzerdefiniertes Feld	custom_fields → branding	Branding
Standardwert	Per default no end date is set.	End Datum / Job mit unbegrenzter Laufzeit
Benutzerdefiniertes Feld: Hot	custom_fields → hot	Hot Job
Standardwert	Empty	Hiring Team
Standardfeld	custom_fields → job_description  OR if empty: jobpost → content	Beschreibung**

 

Die Jobbeschreibung im Mitarbeiterempfehlungsprogramm ist eine HTML-Vorlage, die nur mit textuellen Standardfeldern gefüllt werden kann. Grafische Elemente wie Icons, Bilder usw. gehören nicht zum Umfang der Integration.

Jobs werden im Mitarbeiterempfehlungsprogramm automatisch auf den Status "Geschlossen" gesetzt, 24 Stunden nachdem sie in Greenhouse geschlossen wurden.

 

Bewerber Export vom Mitarbeiterempfehlungsprogramm nach Greenhouse

Sobald der Kandidat den Bewerbungsprozess im Mitarbeiterempfehlungsprogramm abgeschlossen hat, wird ein Kandidatenprofil mit einer Bewerbung in Greenhouse erstellt.

Kandidatenprofile und Bewerbungen werden über die Greenhouse-API mit den folgenden Informationen erstellt:

Mitarbeiterempfehlungsprogramm	Greenhouse (API)	Greenhouse (Benutzeroberfläche)
First name	first_name	Vorname
Last name	last_name	Nachname
E-Mail	email_addresses	E-Mail
Phone number	phone_number	Telefon
Social media URL	social_media_addresses	Social Media
Attachments	attachments	Alle Anhänge (Admin Only)
Firstbird	source_id	Quelle
firstbird	tags	Candidate Tags
Talent Scout Name	referrer	Who gets credit

 

Talent Scout Feedback Export vom Mitarbeiterempfehlungsprogramm nach Greenhouse

Das Talent Scout Feedback ist ein optionaler Teil des Recruiting-Prozesses und hängt vom Talent Scout ab. Die Integration ergänzt die Informationen, die vom Talent Scout im Kandidatenprofil ("Note") in Greenhouse hinzugefügt wurden. 

Mitarbeiterempfehlungsprogramm	Greenhouse (API)	Greenhouse (UI)
Talent Scout Name	candidates → activity_feed → notes	Talent Scout Feedback
Status
Woher kennt ihr euch?
Feedback

 

Beispiel

Mitarbeiterempfehlungsprogramm	Greenhouse
Referral	Talent Scout John Doe provided referral Feedback for the candidate. Connection: Former employer Reason: John Doe is great
Former employer
XY is great!

 

Recruiter Rating import von Greenhouse zum Mitarbeiterempfehlungsprogramm

Das Recruiter Rating ist die erste Interaktion zwischen dem Recruiter und dem Talent Scout. Der Recruiter bewertet die Qualität der Empfehlung in einem neuen benutzerdefinierten Feld "Firstbird Rating" (single select, custom_fields → firstbird_rating) in Greenhouse, das  in 60 minütigen Intervallen mit dem Recruiter Rating (Pluspunkte-Rating) im Mitarbeiterempfehlungsprogramm synchronisiert wird, basierend auf der folgenden Logik:

Greenhouse	Mitarbeiterempfehlungsprogramm
1 Pluspunkt	1 Pluspunkt
2 Pluspunkte	2 Pluspunkte
3 Pluspunkte	3 Pluspunkte

 

Bewerber Status Import von Greenhouse zum Mitarbeiterempfehlungsprogramm

Der Status einer Bewerbung im Mitarbeiterempfehlungsprogramm wird in 60 minütigen Intervallen mit dem Workflow in Greenhouse synchronisiert. Das Ziel der Synchronisierung des Bewerbungsstatus ist es, die Empfehlung im Mitarbeiterempfehlungsprogramm zu schließen, wenn der Kandidat einen finalen Status ("Eingestellt" oder "Abgelehnt") in Greenhouse erreicht hat.

Die folgende Statuszuordnung ist standardmäßig verfügbar:

Greenhouse	Mitarbeiterempfehlungsprogramm
Active / Converted	Akzeptiert → In Bearbeitung
Hired	In Bearbeitung → Eingestellt
Rejected	In Bearbeitung → Geschlossen (ohne Absagegrund)

 

Wichtiger Hinweis: Für die Einstellung des Kandidaten im Mitarbeiterempfehlungsprogramm ist der erste Arbeitstag erforderlich. Da die Integration dieses Datum nicht importiert, wird automatisch der 1. des nächsten Monats als erster Arbeitstag festgelegt.

 

 

Voraussetzungen & Verantwortlichkeiten

Die Integration kann vollständig vom Kunden (als Greenhouse und  Admin User des Mitarbeiterempfehlungsprogramms) eingerichtet werden.

 

Greenhouse Account Konfiguration

Der Kunde (Admin-Benutzer von Greenhouse) ist für die Konfiguration der folgenden Punkte verantwortlich:

 

Jobs

Der Kunde stellt sicher, dass die Werte im Greenhouse-Feld "Offices" mit den Werten im Feld "Standorte" und die Werte im Greenhouse-Feld "Departments" mit den Werten im Feld "Fachbereiche" identisch sind.

Der Kunde stellt sicher, dass alle Benutzer (Hiring Team in Greenhouse) mit der gleichen E-Mail-Adresse im Mitarbeiterempfehlungsprogramm registriert sind wie die Recruiter.

Der Kunde fügt die folgenden benutzerdefinierten Felder (Jobfelder) in Greenhouse hinzu und stellt sicher, dass die Werte in Greenhouse und im Mitarbeiterempfehlungsprogramm identisch sind:

• “Reward” (Einfachauswahl)
• “Branding” (Einfachauswahl)
• “Hot” (Ja/Nein)
  

 

Kandidaten

Der Kunde fügt das folgende benutzerdefinierte Feld (Kandidatenfelder) in Greenhouse hinzu:

• “Firstbird Rating” (Einfachauswahl)
  
  

mit folgenden Optionen:

• 1 Pluspunkt
• 2 Pluspunkte
• 3 Pluspunkte
  
  

 

Installierung in Greenhouse

Der Kunde erstellt einen Harvest API Key, indem er die unten aufgeführten Schritte ausführt:

1. Gehe in der Menüleiste auf "Configure", klicke auf "Dev Center" und "API Credential Management".

2. Klicke auf "Create New API Key".

a. API Typ: Harvest

b. Beschreibung: Firstbird

3. Kopiere den API Key an einen sicheren Ort und klicke auf "Manage Permission".

4. Aktiviere die "Permissions" da diese für die Integration benötigt werden oder klicke einfach auf "Select All". 

 

Die folgenden Berechtigungen werden für die Integration benötigt:

Applications

• GET: List Applications
• GET: Retrieve Application
• PATCH: Update Application
  
  

Candidates

• GET: Retrieve Candidate
• GET: List Candidates
• POST: Add Candidate
• POST: Add Attachment
• POST: Add Note
  
  

Tags

• POST: Add New Candidate Tags
  
  

Departments

• GET: Retrieve Department
• GET: List Departments
  
  

Job Posts

• GET: List Job Posts
  
  

Jobs

• GET: List Jobs
• GET: Retrieve Jobs
  
  

Offices

• GET: List Offices
• GET: Retrieve Office
  
  

Sources

• GET: List Sources
  
  

Users

• GET: List Users
  
  

Custom Fields

• GET: Get custom fields
  
  

Custom Field Options

• GET: Get custom field options
  
  

5. Klicke auf "Speichern".

 

Installation im Mitarbeiterempfehlungsprogramm

Logge dich als Admin in deinen Mitarbeiterempfehlungsprogramm Account ein und folge diesen Schritten:

• Gehe zu "Account Einstellungen", klicke auf "Integrationen" und dann "Services".
• Klicke auf "Installieren" in der Greenhouse Kachel.
• Klicke auf "Verbinden" und du wirst zum Authentifizierungsprozess weitergeleitet (es öffnet sich ein neues Fenster).
• Gib deine Greenhouse Login E-Mail ein, klicke auf die Schaltfläche "Nächster Schritt" und gib dein Greenhouse-Passwort ein. Bestätige dies mit einem Klick auf die Schaltfläche "Autorisieren".
• Im nächsten Schritt gib den "Harvest API Key" ein, den du zuvor in Greenhouse erstellt hast.
• Wenn du die Integration jetzt aktivieren möchtest, aktiviere die Checkbox neben "Enable" und klicke auf "Save". Wenn du du Integration später aktivieren möchtest, klicke auf "Speichern", ohne das Kontrollkästchen zu aktivieren. 
  
  

Sobald du auf die Schaltfläche "Speichern" geklickt hast, ist die Integration installiert.