Radancy's Employee Referrals - Greenhouse Integration

Die Integration zwischen Employee Referrals und dem Bewerbermanagementsystem Greenhouse wurde von Radancy basierend auf der Harvest API Dokumentation von Greenhouse entwickelt und unterstützt die folgenden Prozessschritte:

  • Job Import von Greenhouse nach Employee Referrals
  • Bewerber Export von Employee Referrals nach Greenhouse
    • oder alternativ: Kandidaten-Weiterleitung (CEP - Candidate Experience Package)
  • Talent Scout Feedback Export von Employee Referrals nach Greenhouse
  • Recruiter Rating Import von Greenhouse nach Employee Referrals
  • Bewerberstatus Import von Greenhouse nach Employee Referrals

Die Standard Greenhouse Integration von Radancy einschließlich der Voraussetzungen wird in den folgenden Absätzen beschrieben.

 

Job Import von Greenhouse nach Employee Referrals

Jobs werden wie üblich von den Usern in Greenhouse erstellt. Die User sind für den Inhalt und die Vervollständigung der Jobs verantwortlich, einschließlich der Hinzufügung zusätzlicher Informationen, falls erforderlich (z.B. die Auswahl einer Prämie). Alle Job Posts werden importiert und automatisch im Employee Referrals Account in 60 minütigen Intervallen veröffentlicht, sobald sie in Greenhouse LIVE sind (unabhängig in welchem Job Board der Job in Greenhouse veröffentlicht ist). Des Weiteren werden Jobs in Employee Referrals (Veröffentlichte sowie in den Entwürfen) in 60 minütigen Intervallen synchronisiert, sollte sich etwas in Greenhouse an den Jobs ändern (z.B. Wording in der Job-Beschreibung, etc.).

Während des Job Imports gleicht die Integration automatisch Felder von Greenhouse mit Feldern von Employee Referrals ab, um sicherzustellen, dass die Jobs importiert und automatisch veröffentlicht werden. Standort, Fachbereich, Prämie und Branding werden in Employee Referrals auf Basis der exakten Groß- und Kleinschreibung abgeglichen. Die Zuordnung der Kontaktperson erfordert die Registrierung mit der Rolle Recruiter oder Admin in Employee Referrals der zugeordneten Kontaktperson in Greenhouse. Das Mapping zwischen den Feldern von Greenhouse und den Feldern in Employee Referrals ist unten aufgeführt. 

Die Erstellung und Veröffentlichung von Jobs in Employee Referrals kann durch die Verwendung von benutzerdefinierten Feldern in Greenhouse oder Standardwerten unterstützt werden (siehe Optionen unten).

 

Bitte beachte: Nur wenn gemäß der Spezifikation alle Pflichtfelder in Employee Referrals ausgefüllt werden können, wird der Job automatisch in Employee Referrals veröffentlicht. Wenn Pflichtfelder fehlen, erstellt die Integration einen Entwurf mit allen verfügbaren Feldern und erfordert einen manuellen Eingriff in Employee Referrals, um die fehlenden Felder zu befüllen und den Job zu veröffentlichen.

 

Die mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder für die Veröffentlichung von Jobs. 

Die mit ** gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder für die Erstellung eines Entwurfs.

 

Greenhouse (Benutzeroberfläche) Greenhouse (API) Employee Referrals 
Standardfeld: Titel

obpost → title

ODER wenn leer: job → name

Jobtitel**
Standardfeld id Job Referenznummer*

Standardfeld

[Job Board API] absolute_url

Apply URL

Standardfeld: Department

departments → name Fachbereich*
Standardfeld: Office

offices → name

Standort*
Standardfeld: Recruiter hiring_team → recruiters → name Kontaktperson*
Benutzerdefiniertes Feld

custom_fields → reward

Prämie*
Benutzerdefiniertes Feld

custom_fields → branding

Branding

Standardwert

Per default no end date is set.

End Datum / Job mit unbegrenzter Laufzeit

Benutzerdefiniertes Feld: Hot

custom_fields → hot

Hervorheben Job
Standardwert Empty Hiring Team
Standardfeld

custom_fields → job_description 

OR if empty: jobpost → content

Beschreibung**

 

Die Jobbeschreibung in Employee Referrals ist eine HTML-Vorlage, die nur mit textuellen Standardfeldern gefüllt werden kann. Grafische Elemente wie Icons, Bilder, Videos, usw. gehören nicht zum Umfang der Integration.

Jobs werden in Employee Referrals automatisch auf den Status "Geschlossen" gesetzt, 24 Stunden nachdem sie in Greenhouse geschlossen wurden.

 

Bewerber Export von Employee Referrals nach Greenhouse

Sobald die Kandidatin/der Kandidat den Bewerbungsprozess in Employee Referrals abgeschlossen hat, wird ein Kandidatenprofil mit einer Bewerbung über die API von Greenhouse erstellt:

 Employee Referrals  Greenhouse (API) Greenhouse (Benutzeroberfläche)
First name first_name Vorname

Last name

last_name Nachname

E-Mail

email_addresses E-Mail

Phone number

phone_number Telefon

Social media URL

social_media_addresses Social Media

Attachments

attachments Alle Anhänge (Admin Only)
Employee Referrals source_id Quelle
Employee Referrals tags Candidate Tags
Talent Scout Name referrer Who gets credit

 

Kandidaten Weiterleitung (CEP)

Das Employee Referrals Candidate Experience Package (CEP) ist ein alternativer Ansatz zum oben beschriebenen direkten Bewerber Export: Die Kandidatin/derKandidat startet den Bewerbungsprozess in Employee Referrals und wird mit der Bewerbungs-URL an das jeweilige Bewerbungsformular von Greenhouse weitergeleitet.

Sobald die Kandidatin/der Kandidat den Bewerbungsprozess in Employee Referrals abgeschlossen hat, wird seitens Employee Referrals wieder die Greenhouse-API aufgerufen. Die Kandidatin/der Kandidat wird anhand der Quelle, E-Mail und Job-ID erkannt. Nach Erkennung der Bewerbung durch die empfohlene Kandidatin/den empfohlenen Kandidaten wird der Status der Empfehlung in Employee Referrals von “Akzeptierte Empfehlung” auf “In Bearbeitung” aktualisiert. 

Die Synchronisierung setzt voraus, dass die Kandidatin/der Kandidat die Bewerbungs-URL verwendet und ihre/seine Bewerbung mit demselben Namen und derselben E-Mail-Adresse wie in Employee Referrals abschließt. Es ist nicht möglich, den Status automatisch zu synchronisieren, wenn die Kandidatin/der Kandidat den Prozess abbricht und/oder eine andere Bewerbungs-URL verwendet. Darüber hinaus wird die E-Mail-Adresse verwendet, um die richtige Bewerberin/den richtigen Bewerber zu identifizieren. Jede Abweichung in Bezug auf die E-Mail-Adresse der Bewerberin/des Bewerbers blockiert die Synchronisation des Bewerbungsstatus und weitere Schritte der Integration für diese spezifische Bewerbung.

 

Talent Scout Feedback Export von Employee Referrals nach Greenhouse

Das Talent Scout Feedback ist ein optionaler Teil des Recruiting-Prozesses und hängt vom Talent Scout ab. Employee Referrals ergänzt die Informationen, die vom Talent Scout im Kandidatenprofil ("Note") in Greenhouse hinzugefügt wurden. 

Employee Referrals  Greenhouse (API) Greenhouse (UI)
Talent Scout Name

candidates → activity_feed → notes

Talent Scout Feedback
Status
Woher kennt ihr euch?
Feedback

 

Beispiel

Employee Referrals  Greenhouse 
Referral

Talent Scout John Doe provided referral Feedback for the candidate.
Connection: Former employer
Reason: John Doe is great

Former employer 
XY is great!

 

Recruiter Rating import von Greenhouse nach Employee Referrals

Das Recruiter Rating ist die erste Interaktion zwischen der Recruiterin/dem Recruiter und dem Talent Scout. Die Recruiterin/der Recruiter bewertet die Qualität der Empfehlung in einem neuen benutzerdefinierten Feld "Employee Referrals Rating" (single select, custom_fields → Employee_Referrals_rating) in Greenhouse, das in 60 minütigen Intervallen mit dem Recruiter Rating (Pluspunkte-Rating) in Employee Referrals synchronisiert wird, basierend auf der folgenden Logik:

Greenhouse Employee Referrals 
1 Stern 1 Pluspunkt
2 Sterne 2 Pluspunkte
3 Sterne  3 Pluspunkte

 

Bewerberstatus Import von Greenhouse nach Employee Referrals

Der Status einer Bewerbung in Employee Referrals wird in 60 minütigen Intervallen mit dem Workflow in Greenhouse synchronisiert. Das Ziel der Synchronisierung des Bewerbungsstatus ist es, die Empfehlung in Employee Referrals zu schließen, wenn die Kandidatin/der Kandidat einen finalen Status ("Eingestellt" oder "Abgelehnt") in Greenhouse erreicht hat.

Die folgende Statuszuordnung ist standardmäßig verfügbar:

Greenhouse  Employee Referrals 
Active / Converted Akzeptiert → In Bearbeitung
Hired In Bearbeitung → Eingestellt
Rejected In Bearbeitung → Geschlossen (ohne Absagegrund)

 

Wichtiger Hinweis: Für die Einstellung der Kandidatin/des Kandidaten in Employee Referrals ist der erste Arbeitstag erforderlich. Da die Integration dieses Datum nicht importiert, wird automatisch der 1. des nächsten Monats als erster Arbeitstag festgelegt.

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