Berechtigungskonzept der User-Rollen
Unter folgendem Link findest du eine Auflistung der Berechtigungen pro User-Rolle.
Du kannst die Folie auch als PDF oder Bild herunterladen.
Dafür klicke auf "Datei" und gehe zu "Herunterladen". Dort wählst du das benötigte Format aus und der Download wird automatisch gestartet.
Neue User einladen
Wenn du auf den Button "Neue User einladen" klickst, öffnet sich ein Fenster, in dem du auswählst, welche Rolle der Person zugeteilt und in welcher Sprache die Einladung versendet werden soll.
Wenn du deinen zukünftigen Usern, die das Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programm nutzen werden, eine persönliche Nachricht zukommen lassen möchtest, kannst du dies in der Funktion "Persönliche Nachricht hinzufügen" tun. Es besteht auch die Möglichkeit, mehrere Personen mit Administrationsrechten, Recruiter*innen bzw. Talent Scouts auf einmal einzuladen.
Du brauchst die E-Mail-Adressen nicht einzeln einzugeben. Du kannst diese ganz einfach aus einem Excel-Dokument kopieren und im Feld "E-Mail-Adresse eingeben" einfügen. Mehrere E-Mail-Adressen müssen entweder mit einem Komma, Absatz oder Leerzeichen getrennt werden.
Anschließend klickst du auf "Einladungen versenden". Die eingetragenen E-Mail-Adressen erhalten nun eine Nachricht inklusive Registrierungs-Link und können den Registrierungsvorgang starten.
Alle eingeladenen User, die sich noch nicht registriert haben, befinden sich im Reiter "Ausstehende Einladungen".
Ausstehende Einladungen
Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - User Management - Ausstehende Einladungen
Unter "Ausstehenden Einladungen" findest du jene User, die noch nicht auf eine Einladung zum Account reagiert haben bzw. bei denen die Registrierung noch nicht erfolgt ist.
Noch nicht angemeldete User können mit der Funktion "Wiederholen" nochmals eingeladen werden. Natürlich hast du auch die Möglichkeit über die Funktion "Zurücknehmen" die Einladung zurückzunehmen. Durch anklicken dieser Funktion wird der Einladungslink, den du über das Mitarbeiterempfehlungsprogramm versendet hast, deaktiviert/ungültig.
Aktive User
Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - User Management - Aktive User
All deine aktiven User sind hier aufgelistet.
Wenn nötig, kannst du diese nach "Standort", "Fachbereich" und "Rolle" filtern, um einen besseren Überblick zu erhalten. Auch nach Namen und E-Mail-Adressen kann in der Suchleiste gefiltert werden. Außerdem hast du die Möglichkeit, einzelne User zu deaktivieren, wenn sie nicht mehr aktiv sind. Bei allen Usern sind auf der rechten Seite drei Punkte angeführt. Wenn du auf diese klickst, kannst du den User deaktivieren.
Auch die Rollen, und somit die Berechtigungen, der einzelnen User können hier verändert werden. Details zum Berechtigungskonzept kannst du im Artikel "Berechtigungskonzept der User-Rollen im Mitarbeiterempfehlungsprogramm" nachlesen.
User-Rolle ändern
Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - User Management - Aktive User
Um die Rolle eines Nutzers bzw. einer Nutzerin zu ändern, gehe zu den "Account Einstellungen" und als Nächstes zu "User Management".
Unter "Aktive User" gibt es eine Spalte mit dem Namen "Rolle". In dieser Spalte kannst du nach Rollen filtern und auch die Rolle einzelner User ändern. Dafür klickst du auf den Pfeil rechts neben der Rolle und wählst im Drop-down-Menü die neue Rolle der User aus.
Wenn du Recruiter*innen zum Talent Scout ändern möchtest, ist das nur möglich, wenn diese in keinem veröffentlichten Job als Kontaktperson hinterlegt sind.
Falls doch, erhältst du beim Versuch, die Rolle zu ändern, einen Hinweis und musst entweder die Kontaktperson bei den veröffentlichten Jobs ändern oder die Jobs archivieren.
User löschen
Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - User Management - Aktive User - drei Punkte neben der Rolle - Aktionen
Wenn User (Administrator*in, Recruiter*in oder Talent Scout) nicht mehr am Mitarbeiterempfehlungsprogramm teilnehmen möchten oder das Unternehmen verlassen haben, können diese von einer Person mit Administrationsrechten gelöscht werden.
Aktivitäten, die von diesem User getätigt wurden, werden nach erfolgreicher Löschung anonymisiert. Der Name des gelöschten Nutzenden wird durch "ein Talent Scout" oder "ein*e Recruiter*in" ersetzt, je nachdem welche Rolle der User innehatte. Auch aus dem "User Activity" Report (sofern beauftragt) wird der User gelöscht.
Gehe zu den "Account Einstellungen" und als Nächstes zu "User Management". Wähle unter "Aktive User" den User aus, der gelöscht werden soll. Klicke auf der rechten Seite auf die drei Punkte und "Deaktivieren", um die Funktion "Löschen" sichtbar zu machen.
Sobald du auf "Löschen" klickst, öffnet sich ein neues Fenster, in dem du mit Klicken auf den Button "Löschen", deine Entscheidung bestätigst.
Bitte beachten!
Recruiter*innen und Personen mit Administrationsrechten können nur gelöscht werden, wenn sie keinem veröffentlichten Job mehr zugeordnet sind.
Damit du den Löschvorgang erfolgreich durchführen kannst, bitte
- entweder die Kontaktperson austauschen oder
- alle veröffentlichten Jobs mit der zu löschenden Person "verbergen".
Registrierungsseite
Klicke auf deinen Namen (rechts oben) - Account Einstellungen - User Management - Registrierungsseite
Der unlimitierte Registrierungs-Link ermöglicht es dir, einfach und schnell, mehrere User zu deinem Account einzuladen. Du kannst mit einem Klick deinen Link aktivieren und z.B. im Intranet veröffentlichen oder in deinem internen Messenger verbreiten.
Registrierungsseite aktivieren
Um deinen unlimitierten Registrierungs-Link zu aktivieren, klicke in deinen "Account Einstellungen" auf "User Management" und dort auf die Funktion "Registrierungsseite".
Wenn du deinen Link für alle E-Mail Domains (Bsp.: gmx.at, gmail.com, radancy.com etc.) freigeben möchtest, brauchst du nichts weiter zu tun, als auf den Button "Aktivieren" zu klicken und du kannst deinen Link teilen (Button "Kopieren" klicken).
Solange der Stern (*) im Feld steht, und der Link aktiv ist, können sich alle User anmelden, egal welche E-Mail-Domain dein zukünftiger Talent Scout hat.
Falls du nur Mitarbeitenden aus deinem Unternehmen Zugang zu deinem Radancy-Unternehmens-Account erlauben möchtest, hast du die Möglichkeit, bei "Erlaubte Domains" bestimmte E-Mail-Domains einzutragen.
Beispiel: Wenn wir von Radancy nur unsere Mitarbeiter zu unserem Unternehmens-Account zulassen wollen, müssen wir dort unsere E-Mail Domain radancy.com eintragen.
Natürlich kannst du auch mehrere Domains angeben. Bitte diese immer durch Kommas trennen (Bsp.: gmx.at, gmail.com, yahoo.de).
Wenn du mit deinen Einstellungen zufrieden bist, bitte mit dem Button “Änderungen speichern” bzw. "Aktivieren" speichern.
Bitte beachten!
Die Vorgabe der erlaubten E-Mail-Domains gilt nur für die Registrierungsseite. Wenn bereits registrierte User zu einem späteren Zeitpunkt die E-Mail-Adresse ändern, können sie auch eine E-Mail-Domain verwenden, die für die Registrierung freigegeben wurde.
Registrierungsseite deaktivieren
Um den Anmeldefluss über den Registrierungs-Link zu stoppen, einfach auf die Funktion "Deaktivieren" neben dem Link klicken, und es kann sich kein neuer Talent Scout mehr anmelden. Dennoch kannst du einzelne User über die Funktion "+Neue User einladen" zu deinem Account hinzufügen.
Sobald du wieder für neue Talent Scouts bereit bist, klicke auf den Button “Aktivieren” und der Registrierungsprozess ist wieder freigegeben und die Anmeldemaske wird sichtbar. Der Registrierungs-Link bleibt immer gleich und muss nicht geändert werden.
Bitte beachten:
Wenn du den Link zu deiner Login-Seite als Lesezeichnen anlegen möchtest, speichere bitte immer „deinedomain.1brd.com“ und nicht „deinedomain.auth.1brd.com“. Bitte teile diese Information auch mit allen deinen Usern (Recruiter*innen und Talent Scouts).
QR Code für die Registrierung erstellen
Um einen QR-Code für deine User zu erstellen, bitte wie folgt vorgehen:
- Online gibt es einige Webseiten mit denen kostenlos QR Codes erstellt werden können. Ein Beispiel dafür ist www.qrcode-monkey.com/de. Diesen Anbieter verwenden wir für diesen Help Center Artikel.
- Der Reiter "URL" muss ausgewählt sein.
- Klicke auf "INHALTE EINGEBEN" und füge den Link deiner Registrierungsseite ein. Um Fehler vorzubeugen, verwende bitte die "Link kopieren" Funktion in den "Account Einstellungen" für die Registrierungsseite ("User Management" - "Registrierungsseite").
Selbstverständlich kann du auch einen QR Code für die Login Seite (https://DEINEDOMAIN.1brd.com/login) und/oder eine Zwischenseite (https://DEINEDOMAIN.1brd.com - funktioniert nur mit der App) erstellen. Eine Erklärung als Video findest du unter folgendem Link. - Um den QR Code zu erstellen, klicke auf den Button "QR Code erstellen".
- Als nächstes kannst du den QR Code als PNG oder PDF herunterladen.
Bitte beachten!
Bitte teste den QR-Code, bevor der Druckauftrag erteilt wird.
Einladungs-E-Mail landet im SPAM
Damit E-Mails von Radancy nicht mehr in deinem SPAM-Ordner landen, bitte unsere IP-Adresse 87.253.236.85 von deiner IT-Abteilung auf die "White List" setzen lassen.
Falls bereits eine E-Mail von Radancy im SPAM gelandet ist, bitte dort anklicken und als "Kein SPAM" markieren. Dies ist wichtig, damit das E-Mail-Programm sich merkt, dass E-Mails von Radancy kein SPAM sind.
Falls trotz dieser Maßnahme E-Mails weiterhin im SPAM-Ordner landen, wende dich bitte an unseren Support.
Wenn die Umsetzung der genannten Maßnahmen Zeit beansprucht und du in der Zwischenzeit bereits User zu deinem Radancy-Unternehmens-Account einladen möchtest, hast du die Möglichkeit, auf den Registrierungs-Link auszuweichen. Details kannst du im Artikel "Registrierungsseite" nachlesen.
Somit landen die Einladungs-E-Mails nicht im SPAM und du gewinnst Zeit, um die von uns vorgeschlagenen Maßnahmen umzusetzen.
E-Mail Adressen von Usern werden geblockt
Dies passiert, wenn
- User das Unternehmen verlassen haben und deren E-Mail Adressen deaktiviert bzw. gelöscht wurden, sich diese aber noch im Unternehmens-Account befinden oder
- die IP-Adresse von uns nicht auf die "White List" gesetzt wurde.
Wenn dich deswegen unser Support kontaktiert, gibt es folgende Möglichkeiten das Problem auf eurer Seite zu beheben:
- IP Adresse 87.253.236.85 und E-Mail Domain 1brd.com auf die "White List" setzen oder
- prüfen ob die betroffenen User noch im Unternehmen tätig sind.
IP Adresse und E-Mail Domain auf die "White List" setzen
Bitte setze unsere IP Adresse 87.253.236.85 unbedingt auf die "White List".
Bei manchen Unternehmen reicht dies noch nicht und es muss auch noch die Absender E-Mail Domain 1brd.com auf die "White List" aufgenommen werden.
Ausgetretene Mitarbeiter aus dem Mitarbeiterempfehlungsprogramm löschen
Ein weiterer Grund für das Blocken von E-Mail Adressen ist, dass der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat und die E-Mail Adresse nicht mehr gültig bzw. verfügbar ist. In diesem Fall lösche bitte den betroffenen User aus dem Firstbird-Unternehmens-Account.